Il personale che assiste il professionista é sicuramente una delle sue risorse più importanti, perché entra in contatto con i clienti, anche quando vengono solo per chiedere informazioni.
Spesso capita che-se non si effettua in base una raccomandazione di amici-la scelta di utilizzare lo meno i servizi di uno studio professionale o medico venga influenzata molto anche dal modo in cui si viene accolti dalle segretarie ed altro personale a contatto con il pubblico.
Gli uffici del personale quindi devono esprimere chiaramente quanto sia importante il contributo di chi ci lavora , essere ordinati e funzionali.
In molti casi i clienti trascorrono più tempo negli uffici del personale che con il responsabile, ad esempio per il disbrigo di pratiche o approfondimenti. Per questo motivo l’ufficio del personale può essere un ottimo punto di partenza per fornire informazioni e promuovere l’utilizzo di nuovi prodotti servizi.
Anche la cartellonistica alle pareti può riflettere questa possibilità , tenendo presente che le scritte devono essere poche e grandi perché vengono lette dai clienti mentre sono seduti; lo scopo principale quello di fornire degli spunti ai quali potrà rispondere il personale addetto è fondamentale per chi é a contatto con i clienti per più tempo disponga di tutti i materiali promozionali che presentano l’attività .
Nelle vicinanze delle aree di lavoro devono essere posizionati tutti tipi di depliants volantini e che sono stati realizzati, in modo che possono essere consegnati velocemente a chi chiede informazioni.Non va dimenticato che a volte il potenziale cliente viene indirizzato dalla segreteria a persone in un altro ufficio, che quindi si trovano a dover svolgere una funzione di informazione e di promozione nello stesso tempo; fornire loro la possibilità di avere tutto materiale utile a portata di mano fondamentale aumenta la loro efficacia.
Non va dimenticata l’importanza di fornire un ambiente di lavoro ergonomico e quanto più possibile e spazioso ed ordinato prima di tutto per motivi etici e anche perché non va dimenticato che il personale tende a trattare i clienti potenziali clienti nella stessa maniera in cui viene trattato…
Nello stesso tempo fornire le migliori condizioni di lavoro possibile propri collaboratori e un modo per dimostrare loro il proprio rispetto, e in alcuni casi anche il proprio affetto.