Per migliorare l’aspetto della sala d’attesa non è necessario cambiare tutto, si possono sostituire solo una parte degli arredi e rinnovare quelli presenti.
Si possono rifasciare le parte superiori delle scrivanie per renderle molto più moderne; allo stesso modo è possibile intervenire sulle sale di attesa che sono spesso il locale meno considerato, ma che puoi diventare, se arredato bene e con i materiali promozionali giusti, diventare un “venditore silenzioso” efficacissimo.
In generale migliorare l’aspetto degli uffici non è difficile; è consigliabile chiedere i consigli e i desideri di chi ci lavora, per avere un risultato che sia utile, funzionale, gradevole ma soprattutto gradito da coloro che dovranno passarci molte ore ogni giorno.
Chi lavora può consigliarvi anche quelle piccole modifiche che possono aumentare molto la produttività, riducendo sia i tempi morti ( ad esempio per come sono disposti gli archivi con la documentazione) che lo spazio utilizzato, eliminando tutto quanto non necessario.
Una revisione dell’ufficio può anche essere necessaria qualora, per motivi legati al Covid il vostro personale preferirà a rimanere più in esterno, oppure dovranno essere inserite delle protezioni e barriere; in questo caso il consiglio agli esperti ancora più necessario sia per motivi di salute che tipo previdenziale ed assicurativo.
Purtroppo è frequentissimo vedere le sale di attesa senza nulla da leggere, oppure con delle vecchie riviste; sarebbe molto più conveniente redditizio lasciare dei materiali promozionali relativamente i servizi che offrite o a quelli di Aziende con le quali siete consorziati; eventualmente aggiungendo un codice numerico per identificare chi ha esposto i materiali pubblicitari e compensarlo di conseguenza.
Volendo rendere la sala di attesa più dinamica, è anche possibile installare uno schermo che trasmetta messaggi informativi relativamente all’attività svolta ,suggerimento nello stesso tempo nuovi servizi e eventualmente stimolando i clienti con offerte limitate nel tempo
La scelta di rinnovare l’arredamento dell’ufficio può essere ottima per raggiungere maggiore professionalità e credibilità ai servizi offerti.
Il cambiamento può essere realizzato utilizzando una quantità molto ampia di diversi tipi di materiali di arredamento; ovviamente spesso si ha la tendenza a risparmiare il più possibile, a volte scegliendo materiali e prodotti che anche se più economici si rivelano di minore durata e soprattutto sono chiaramente di qualità medio-bassa,senza migliorare l’immagine del locale e a volte riducendola.
L’aspetto complessivo degli uffici è fondamentale nel caso di potenziali nuovi Clienti che si rivolgono a voi, non tramite passaparola e quindi già consigliati positivamente da parte di amici o conoscenti, ma semplicemente perché hanno trovato il vostro nominativo su internet e la prima impressione che hanno è quella della “qualità” dei vostri locali e non della vostra professionalità;
Non dimenticate quanto sia importante un sito ben realizzato per dare un’immagine professionale, e stimolare il potenziale Cliente a conoscervi di persona.
Nella fase di rinnovamento prendete in considerazione il target medio degli utenti, che se l’arredamento appare estremamente costoso, potrebbero pensare che le vostre tariffe sono troppo elevate e non alla sua portata, iniziando un potenziale rapporto di lavoro in maniera negativa, senza neanche avervi incontrato.
Nella valutazione dell’ arredamento va anche accuratamente preso in considerazione il tipo di bancone e scrivania al quale sono sedute le persone che accolgono i Clienti, che vi invitiamo a trattare nella maniera migliore possibile, perché tratteranno inconsciamente allo stesso modo i vostri nuovi Clienti.
È impossibile fare due volte la prima impressione, quindi una reception nella quale il personale è troppo al chiuso potrebbe avere un impatto psicologicamente negativo rispetto a una nella quale il rapporto personale e’ più diretto; è difficile stabilire una regola generale per tutti, ma iniziare bene è sempre consigliabile.
È importante prendere in considerazione anche i vostri materiali promozionali che possono essere posizionati sul bancone o sul fronte dello stesso, in modo che il potenziale Cliente possa scegliere da solo le informazioni che lo interessano di più; ovviamente integrandole con i materiali che fornisce al vostro personale.
Nel momento nel quale scegliete il bancone valutate anche l’opportunità di poter applicare sul fronte delle cornici in plexiglass bordato, dove poter inserire materiali i informativi da rinnovare periodicamente.
Prevedendo una diversa collocazione degli spazi vi invitiamo a prendere in considerazione la sicurezza delle vostre attrezzature informatiche, in modo particolare dei server, che nel malaugurato caso di un incendio potrebbero subire dei danni irreparabili con conseguente perdita di dati non sempre recuperabili; vi invitiamo pertanto a valutare la possibilità di proteggerli con piccoli armadi antincendio o posizionandoli in modo da avere la massima protezione da fumo e fiamme.
Un altro elemento da aggiungere, e possibilmente di buona qualità, e il tritadocumenti perché potrebbe essere imbarazzante trovare su internet i materiali che vi sono stati consegnati dei vostri Clienti, soprattutto ora che esistono bande di truffatori specializzate nel cercare all’interno dei contenitori della carta riciclata documentazione interessante, addirittura all’estero hanno creato un nome per questa attività che è “dumpster diving”.
L’aspetto psicologico dell’arredamento del locale è ben noto ai professionisti del settore, che potranno sicuramente consigliarvi la soluzione migliore per evitare di iniziare un cambiamento, senza averne stabilito bene gli obiettivi rischiando perde solo tempo e denaro.