Parametri di riferimento “ottimali”

Il primo passo è quello di identificare l’”Azienda Ideale” e quelli che sono i parametri numerici e le iniziative che dovrebbe mettere in pratica per raggiungere la massima produttività, ad esempio ROI o elenco delle azioni promozionali realizzabili ( Volantini, Sito Web, e-commerce, social, utilizzo di rappresentanti, convenzioni etc. ) , assegnando a ogni gruppo di azioni un valore numerico massimo e un “peso” rispetto all’importanza.

In termini semplicistici si potrebbe definire “Azienda Ideale” a 100 punti quella che usa il 100% delle tecniche promozionali disponibili, valutandola a 20 punti se ha solo un sito web poco aggiornato.

A ogni categoria di parametri si assegna un “peso” in base all’influenza che ha quel tipo di attività sul risultato finale, ad esempio si potrebbe stabilire che il risultato finale dipende al 30% dalle tecniche ,promozionali, il 10 % dalla gestione del magazzino, il 20 % dalle modalità e prezzi di acquisto, il 5% dal contenimento dei costi generali etc.

Sommando questi parametri numerici, in base all’efficienza in ogni categoria, si potrebbe determinare un “coefficiente di efficienza” da 0 ( Azienda Inefficace ) a 100 ( Azienda che ha utilizzato tutte le tecniche possibili per svilupparsi ), con un obiettivo minimo di  60.

Questionario di valutazione e auto-valutazione

In questa fase si utilizzeranno dei  questionari, preimpostati  in base ai parametri descritti precedentemente, per raccogliere velocemente e in maniera uniforme, tutte le informazioni necessarie, al fine poterle trasformati in risultati numerici.

Il processo di valutazione e quindi la “pagella” numerica  che ne deriva, possono essere utilissimi all’Azienda anche al termine dell’intervento, perché in questo modo si ha un punto di riferimento e di partenza per capire quale è la sua situazione attuale  è dove vi sono le possibilità di miglioramento.

Il vantaggio è notevole anche per chi raccoglie le risposte,  perché impara a capire approfonditamente quali sono i meccanismi rilevanti ai fini del buon funzionamento di una Azienda.

I dati raccolti permettono anche a chi potrebbe intervenire prossimamente nell’Azienda, non appartenenti al Gruppo di aiuto ma a titolo  oneroso, per capire qual è stata l’evoluzione aziendale, ed eventualmente i motivi di un miglioramento o peggioramento.

Il questionario di valutazione dell’Azienda è, soprattutto nelle piccole Aziende, un “Esame di coscienza dell’Imprenditore” perché spesso è Lui/Lei la causa dei problemi e probabilmente nessuno lo controlla, o ha il coraggio di segnalare quando sbaglia. A volte il più grosso problema l’Imprenditore lo ha “tra le orecchie”, e spesso ha più bisogno di un aiuto psicologico che professionale, per aiutarlo a vedere una via di uscita quando la situazione è difficile.

Una volta che l’Imprenditore si rende conto che la sua situazione è fondamentalmente derivata dalle sue scelte, in un primo tempo tenderà a difendersi sostenendo che “è colpa del mondo”, ma una volta che si assume le sue responsabilità, sarà più facile convincerlo che la sua situazione può migliorare se cambia il suo modo di lavorare e che in molti sono riusciti a farlo, e che -anche se non sarà facile- non verrà lasciato da solo.

La possibilità di avere un aiuto esterno può aiutare molto chi si sente “solo contro il mondo”, e si può stimolarlo e farlo sentire aiutato anche promettendogli di “ripassare” dopo sei mesi, per rivalutare di nuovo la situazione, senza ulteriori interventi.

Creazione dei Piani Iniziali

I piano di intervento saranno composti essenzialmente da una serie di checklist sequenziali, in modo da essere immediatamente comprensibili, e potersi facilmente relazionare con altre persone che agiscono come consulenti esterni, o sostituiscono chi ha terminato il suo servizio.

Gli interventi di aiuto seguiranno, anche al fine di risparmiare tempo, una cronologia precisa , in questo modo è possibile a più professionisti intervenire  in fasi successive in un progetto che potrebbe avere la necessità di una durata maggiore rispetto alla disponibilità di un singolo o gruppo.

Partire da una serie di “ricette” non è un limite, ma permette anche di dimostrare la propria capacità nella personalizzazione; del resto i grandi cuochi hanno iniziato cucinando in modo speciale le ricette che tutti gli altri usavano, oppure i grandi musicisti che suonano lo stesso spartito come migliaia di altri esecutori, ma la differenza si sente subito.

Il piano viene presentato anche al commercialista in modo che possa consigliare il suo Cliente avendo conoscenza della situazione e un punto di vista più distaccato ed obiettivo.

Con un sistema a checklist avremo una struttura dei programmi di intervento di questo tipo:

A –0     Inizio

A -1      Valutazione punti di forza e debolezza

A-2       Valutazione della struttura organizzativa

A-3       etc……..

B-0       Inizio Intervento

B-1       Comunicazione piano di lavoro a tutti gli stakeholder

B-2       etc. ………

Con questo sistema è anche più facile chiedere consulenze ed aiuti agli altri professionisti perché sarà sufficiente specificare “Mi serve un parere sul punto B-0 del piano numero X “ per chiarire di cosa si sta parlando.

Queste questioni possono anche essere inserite in un forum specifico per ogni piano in modo da raccogliere nel tempo idee, suggerimenti ed eventuali variazioni consigliate per realizzarlo al meglio.

Si potrebbe anche concepire un sistema a “moduli” che sono concepiti per affrontare una determinata problematica, ad esempio un utilizzo inefficiente del magazzino oppure una attività promozionale inefficace, in modo che si possano offrire risposte veloci, sfruttando queste mini-soluzioni a problemi specifici, che vengono implementate sequenzialmente in base alle problematiche più importanti e impellenti.

Le soluzioni proposte sono normalmente composte da una prima parte, che è quella che viene realizzata insieme al gruppo di sostegno, mentre la seconda verrà realizzata autonomamente dal singolo o dall’Azienda; in questo modo chi viene aiutato ha un’idea molto più precisa di cosa dovrà affrontare nel tempo, e potrà valutare se ha la possibilità e il desiderio di iniziare un percorso che potrebbe anche non arrivare da nessuna parte.

Il vantaggio di partire rapidamente, con degli schemi composti da istruzioni passo passo, permette di rispondere velocemente alle esigenze espresse, coinvolgendo al massimo gli studenti e i professionisti Junior che potranno dimostrare le proprie capacità nell’adattare i piani alle esigenze di ogni destinatario, ed evitare che ai professionisti di fasce di età maggiori vengano richieste costantemente le stesse prestazioni e indicazioni.

Coinvolgimento di altri Gruppi nelle Iniziative

Queste iniziative sono realizzate non per sostituire altri Gruppi che operano per risolvere o alleviare  alcune delle problematiche che si dovranno affrontare, ma per farle partecipare a una rete della quale loro fanno parte integrante ed insostituibile;  sarà quindi necessario creare una rete di relazioni personali e professionali per mettere velocemente e semplicemente a disposizione di chi ha bisogno tutte le risorse che possono rendere un progetto realizzabile.

Il contributo di questi Gruppi è auspicabile anche nella fase di predisposizione di quelli iniziali.

Volendo creare uno “slogan” per definire il modo nel quale si vuole lavorare, non è “Siamo i più bravi di tutti”  ma “Siamo bravi anche noi, e siamo tutti ancora più bravi se giochiamo in squadra”.